Στην ψηφιακή εποχή περνά και το υπουργείο Εξωτερικών μέσα από ένα νέο πληροφοριακό σύστημα το οποίο θα διασυνδέει κεντρικές υπηρεσίες, προξενεία και πρεσβείες με το υπόλοιπο Δημόσιο, βελτιώνοντας ουσιαστικά τον τρόπο λειτουργίας αλλά και την εξυπηρέτηση των πολιτών.
Για το σκοπό αυτό μάλιστα, η Κοινωνία της Πληροφορίας προκήρυξε τη Διενέργεια Ηλεκτρονικού Διεθνούς Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού για την επιλογή αναδόχου για το έργο: «Εκσυγχρονισμός της Οικονομικής Διαχείρισης Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας ΥΠΕΞ μέσω Απλοποίησης Διαδικασιών και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος».
Με προϋπολογισμό 1.100.000 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, ο ανάδοχος του έργου θα αναλάβει σε πρώτη φάση να βρει τον τρόπο με τον οποίο θα παρέχεται η διαλειτουργικότητα με συστήματα που έχουν οριζόντια αρμοδιότητα σε διαδικασίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης, όπως ενδεικτικά: Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Κεντρικής Υπηρεσίας, SAP – ΓΛτΚ, ΚΗΜΔΗΣ, Διαύγεια κ.α.
Στη συνέχεια θα προχωρήσει στην ανάπτυξη ενός σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος που θα καλύψει τις ανάγκες και την εκτέλεση των διαδικασιών που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση των Αρχών Εξωτερικού.
Όπως αναφέρεται στην προκήρυξη η λύση θα παρέχεται μέσω ενιαίας κεντρικοποιημένης πλατφόρμας και τα δεδομένα της Οικονομικής Διαχείρισης των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας στο σύνολό τους θα αποθηκεύονται στην κεντρική υποδομή του G-Cloud, γεγονός που θα διευκολύνει την οριζόντια επεξεργασία τους. Για την επίτευξη της διαλειτουργικότητας με το gov – ERP μάλιστα, θα αναπτυχθούν μια σειρά από ηλεκτρονικές διεπαφές, ακολουθώντας σύγχρονα πρότυπα και προδιαγραφές τόσο σε επίπεδο διαδικασιών όσο και μεταδεδομένων, ικανά να καλύψουν τη μέγιστη δυνατή εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων.
Αξίζει να σημειωθεί ότι σήμερα, οι περισσότερες από αυτές τις λειτουργίες γίνονται χειρόγραφα ή με χρήση τοπικών εφαρμογών γραφείου, με αποτέλεσμα να υπάρχει σοβαρό πρόβλημα διεκπεραίωσης των καθημερινών εργασιών καθώς και πρόβλημα διαχείρισης της πληροφορίας.
Απαιτείται λοιπόν ένα σύγχρονο, ολοκληρωμένο σύστημα πληροφορικής, για να υποβοηθήσει τόσο τους χρήστες των Προξενικών Αρχών στις καθημερινές τους εργασίες όσο και τις Κεντρικές Υπηρεσίες του Υπουργείου στην on line συλλογή και επεξεργασία της πληροφορίας.
Οι υπηρεσίες που θα προκύψουν θα αξιοποιηθούν από το σύνολο των Αρχών -Εξωτερικής Υπηρεσίας του ΥΠΕΞ και συγκεκριμένα:
-Μόνιμες Αντιπροσωπείες, (Αριθμός: 9)
-Πρεσβείες άνευ Προξενικών Γραφείων, (Αριθμός: 4)
-Γενικά Προξενεία, (Αριθμός: 37)
-Προξενικά Γραφεία Πρεσβειών, (Αριθμός:80)
-Προξενεία, (Αριθμός: 7)
-Γραφεία Συνδέσμων, (Αριθμός:1)
Καθώς και από τις Διευθύνσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας του ΥΠΕΞ, όπως
-την Γενική Επιθεώρηση, το Γραφείο Προϋπολογισμού,
-τη ΣΤ4 Δ/νση Οικονομικής Διοίκησης,
-τη ΣΤ5 Δ/νση Προμηθειών & Λειτουργικών Δαπανών,
-τη ΣΤ2 Δ/νση Μηχανογράφησης, Τηλεπικοινωνιών & Πληροφορικής,
-τη ΣΤ1 Δ/νση Προσωπικού & Διοικητικής Οργάνωσης,
-το Γραφείο Στατιστικής, καθώς και
-το σύνολο της Υπηρεσιακής και Πολιτικής Ηγεσίας του ΥΠΕΞ.
Να σημειωθεί ότι ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα πέντε (35) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα. Όσο για τη διάρκεια της σύμβασης, ορίζεται σε 13 μήνες, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας επανυποβολής παραδοτέων.
Πολλαπλά τα οφέλη
Με την ολοκλήρωση του έργου αναμένεται να μειωθεί η μείωση της γραφειοκρατίας με την τυποποίηση των διαδικασιών, την ελαχιστοποίηση πρόκλησης λαθών, την απλούστευση και την επιτάχυνση του έργου των ελεγκτικών δημοσιονομικών οργάνων.
Παράλληλα με την αντικατάσταση του αναχρονιστικού ενσήμου και την έκδοση ηλεκτρονικής απόδειξης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 2 του Νόμου 2949/2001 (με έκδοση Κ.Υ.Α. μπορεί να καταργηθεί το ένσημο ως αποδεικτικό είσπραξης και να αντικατασταθεί με την έκδοση ηλεκτρονικής αποδείξεως) θα διασφαλίζονται τα αξιόπιστα και ενημερωμένα δεδομένα η ανταλλαγή δεδομένων με το VIS για την παρακολούθηση των εσόδων από αιτήσεις θεώρησης εισόδου, καθώς και για την παρακολούθηση της εισαγωγής και κατανάλωσης των ΕΑΘΕ.
Μέσω του πληροφοριακού συστήματος θα είναι εύκολη και η παροχή σχετικών εργαλείων, αναφορών και στατιστικών στοιχείων σχετικά με την λειτουργία και τον όγκο συναλλαγών των εποπτευόμενων Αρχών για την υποβοήθηση λήψης αποφάσεων ενώ θα διευκολύνεται και η ανταλλαγή δεδομένων με άλλους φορείς του Δημοσίου αλλά και με συγγενή συστήματα του Υπουργείου Εξωτερικών.
Τέλος με το έργο θα προωθηθεί η διαφάνεια και η αποφυγή παραλείψεων, αυτοσχεδιασμών και γενικότερα φαινομένων αγνοίας, αμέλειας ή δόλου, εκ μέρους των αρμοδίων υπαλλήλων, και θα διευκολυνθούν και οι συναλλασσόμενοι αλλά και τα ελεγκτικά όργανα αφού θα υπάρχει ομοιομορφία κι ένας ενιαίος τρόπος υποβολής των απαραίτητων δικαιολογητικών.
